Datenschutz

Das Bundesdatenschutzgesetz ist immer dann anwendbar, wenn personenbezogene Daten in einer Datei zusammengefasst und verarbeitet werden.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die etwas über eine Person aussagen, beispielsweise Name und Anschrift, aber auch Einkommen, Kaufverhalten oder Telefonnummer.

Der Begriff „Datei“ meint elektronische Datensammlungen ebenso wie traditionelle Karteien.

In jedem Falle aber ist ein Unternehmen zur Einhaltung des Datenschutzgesetzes verpflichtet. Die Prüfung der Unternehmen bzgl. Datenschutz wird momentan durch die Regierung massiv verstärkt.

Wenn keine Pflicht zur Ernennung eines Datenschutzbeauftragten besteht, ist der Geschäftsführer der Verantwortliche für den Datenschutz und haftet auch dafür! Falls kein Datenschutzbeauftragter benannt wurde oder die entsprechenden Bestimmungen nicht umgesetzt wurden, werden die jeweiligen Geschäftsführer mit hohen Geldstrafen belegt.

Auch können Sie sich auf unserer Datenschutz-Seite zu dem Thema näher informieren: externer Datenschutzbeauftragter

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Sehr gerne beraten wir Sie auch in Fragen rund um Datensicherheit in Ihrem Unternehmen.

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Die Pflicht zur Benennung ergibt sich aus Art. 37 DSGVO und ergänzend aus § 38 BDSG. Entscheidend ist nicht die Gesamtzahl der Beschäftigten, sondern wie viele Personen regelmäßig mit personenbezogenen Daten am Computer arbeiten. Zur Orientierung nennen wir die wichtigsten Auslöser – ob sie für Ihren Betrieb zutreffen, klären wir im Einzelfall, eine Rechtsberatung ersetzt diese Übersicht nicht.

Auch ohne Benennungspflicht gelten die Vorgaben der DSGVO vollständig: Verarbeitungsverzeichnis, Informationspflichten, Auftragsverarbeitungsverträge und angemessene Schutzmaßnahmen. Viele kleinere Betriebe in Berlin holen sich deshalb freiwillig einen externen Datenschutzbeauftragten an die Seite, um diese Pflichten sicher abzudecken.

• In der Regel mindestens 20 Personen verarbeiten ständig personenbezogene Daten automatisiert, also etwa am PC (§ 38 BDSG)
• Die Kerntätigkeit besteht in umfangreicher, systematischer Überwachung von Personen, etwa durch Videotechnik oder Tracking
• Es werden in großem Umfang besonders schützenswerte Daten verarbeitet, zum Beispiel Gesundheitsdaten
• Eine Verarbeitung erfordert eine Datenschutz-Folgenabschätzung
• Daten werden geschäftsmäßig übermittelt oder für Markt- und Meinungsforschung genutzt

Die meisten Datenschutzpannen entstehen im Alltag: eine E-Mail an den falschen Verteiler, ein unverschlüsselter USB-Stick, ein Ausdruck am Gemeinschaftsdrucker. Zu den gesetzlichen Aufgaben des Datenschutzbeauftragten gehört es nach Art. 39 DSGVO, die Beschäftigten zu sensibilisieren und zu schulen. Eine dokumentierte Schulung hilft Ihnen zudem, gegenüber der Aufsichtsbehörde nachzuweisen, dass Sie Ihre Pflichten ernst nehmen.

Unsere Schulungen sind Teil der Betreuung als externer DSB und finden vor Ort oder online statt. Alle Beschäftigten erhalten die Grundlagen, etwa zu Passwörtern, E-Mails, Betroffenenrechten und Meldewegen bei Datenpannen. Führungskräfte und IT-Verantwortliche bekommen zusätzlich eine vertiefte Schulung zu ihren besonderen Pflichten. Empfehlenswert ist eine Auffrischung etwa einmal im Jahr sowie bei Neueinstellungen oder Wechseln in andere Aufgaben.

Art. 32 DSGVO verlangt Schutzmaßnahmen, die dem Risiko angemessen sind. In der Praxis heißt das: Zugriffsrechte nach Bedarf, Verschlüsselung von Notebooks und Datenträgern, aktuelle Software, eine funktionierende Datensicherung und klare Regeln für Besucher, Ausdrucke und Homeoffice. Diese TOMs müssen nicht nur beschrieben, sondern auch tatsächlich umgesetzt sein.

Hier greifen Datenschutz und IT ineinander. Wie Sie Ihre Systeme gegen Angriffe absichern, erklären wir unter Datensicherheit, wie Sicherungskonzepte aussehen, unter Datensicherung & Backup. Soll Ihre IT neu geplant oder umgebaut werden, berücksichtigt unsere IT-Beratung die Datenschutzanforderungen von Anfang an, und unser IT-Service-Team berät Sie auch zur passenden Hardware.