IT-Kosten senken: 9 Stellschrauben für kleine Unternehmen

Bevor Sie kündigen oder umstellen, brauchen Sie eine vollständige Liste der laufenden IT-Kosten. In kleinen Unternehmen sind diese Kosten oft verstreut: Ein Abo läuft über die Firmenkreditkarte eines Mitarbeiters, der Drucker-Leasingvertrag liegt in der Buchhaltung, die Domain beim früheren Webdesigner.

Gehen Sie die Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen der letzten zwölf Monate durch und notieren Sie jede wiederkehrende Zahlung mit Anbieter, Betrag, Laufzeit und Kündigungsfrist. Ergänzen Sie eine Liste aller Geräte mit Kaufjahr. Aus diesen beiden Listen ergeben sich die neun Stellschrauben fast von selbst.

1. Ungenutzte Lizenzen kündigen. Ausgeschiedene Mitarbeitende behalten häufig ihre Microsoft-365-Lizenz, weil niemand das Konto aufgeräumt hat. Ein Abgleich der Lizenzliste mit der aktuellen Mitarbeiterliste dauert wenige Minuten. Wichtig: Postfach und Dateien vorher sichern oder in ein freigegebenes Postfach überführen.

2. Passenden Lizenztyp wählen. Nicht jeder Arbeitsplatz braucht dieselbe Lizenz. Microsoft 365 Business Basic enthält Outlook, Teams und Office nur im Browser und auf Mobilgeräten. Business Standard bringt die installierten Office-Programme mit, Business Premium zusätzlich Geräteverwaltung und erweiterte Sicherheit. Prüfen Sie auch die Laufzeit: Monatlich kündbare Lizenzen kosten bei Microsoft rund 20 Prozent mehr als Lizenzen mit Jahresbindung. Mehr zur Lizenzwahl steht auf unserer Seite zu Microsoft 365.

3. Doppelte Programme abschaffen. Teams und Zoom, OneDrive und Dropbox, zwei Passwortmanager: Oft hat jede Abteilung eigene Werkzeuge eingeführt. Einigen Sie sich auf eines und kündigen Sie das andere. Das spart Lizenzkosten und Supportaufwand.

4. Internet- und Mobilfunktarife prüfen. Ältere Verträge verlängern sich oft stillschweigend zu alten Preisen. Vergleichen Sie Bandbreite und Preis mit aktuellen Geschäftskundentarifen, bei Mobilfunk auch die tatsächlich genutzten Datenvolumen.

5. Telefonanlage neu bewerten. Eine alte Anlage mit eigenem Wartungsvertrag kostet laufend Geld, auch wenn sie funktioniert. Eine moderne IP-Telefonanlage oder eine Cloud-Lösung kann günstiger sein, besonders wenn Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten. Was dabei zu beachten ist, beschreiben wir unter Telefonanlagen.

6. Druckerverträge und Druckerzahl prüfen. Viele kleine Arbeitsplatzdrucker verursachen mehr Kosten für Toner und Wartung als ein gemeinsames Gerät pro Etage. Bei Leasingverträgen lohnt ein Blick auf Seitenpreise, Mindestvolumen und Laufzeitende.

7. Hardware geplant erneuern. Wer Geräte erst bei einem Defekt ersetzt, kauft unter Zeitdruck und zahlt für den Ausfall mit. Planen Sie stattdessen einen festen Erneuerungszyklus, zum Beispiel jedes Jahr ein Viertel der Notebooks. Einheitliche Modelle verkürzen die Einrichtung und die Fehlersuche.

8. Wartung statt Notfalleinsatz. Ein Notfalleinsatz kostet mehr als eine geplante Wartung, weil er dringend ist, oft Zuschläge auslöst und die Arbeit im Büro stillsteht. Regelmäßige Updates und Backup-Kontrollen verhindern einen großen Teil dieser Einsätze. Wie das in der Praxis aussieht, zeigen wir bei der EDV-Wartung.

9. Server lokal oder Cloud ehrlich rechnen. Ein alter Server verbraucht Strom, braucht Wartung und muss irgendwann ersetzt werden. Die Cloud kostet dafür monatlich, solange Sie sie nutzen. Welche Variante günstiger ist, hängt von Ihrer Software und Ihrer Datenmenge ab. Wir rechnen beide Wege in der IT-Beratung durch.

Einige Kosten fallen erst auf, wenn sie fehlen. Ein Ausfall oder ein Angriff kostet dann ein Vielfaches dessen, was die Vorsorge gekostet hätte.

• Datensicherung mit Kopie außer Haus und regelmäßigem Wiederherstellungstest
• Sicherheitsupdates für Betriebssysteme, Programme und Firewall
• Mehrstufige Anmeldung (MFA) für E-Mail und Fernzugänge
• Ersatz von Software ohne Herstellerunterstützung, etwa Windows 10, dessen regulärer Support im Oktober 2025 endete