IT-Notfallplan erstellen: Vorlage für kleine Unternehmen

Liegt der Notfallplan als Datei auf dem Server, ist er genau dann nicht erreichbar, wenn Sie ihn brauchen. Drucken Sie ihn deshalb aus. Ein Exemplar gehört an den Empfang oder in das Sekretariat, eines zur Geschäftsführung und eines zu der Person, die den Plan verantwortet.

Der Plan muss nicht perfekt sein. Eine Seite mit den richtigen Telefonnummern hilft im Ernstfall mehr als ein Handbuch, das nie fertig wird. Beginnen Sie mit den drei Teilen unten und ergänzen Sie den Rest nach und nach.

Benennen Sie eine verantwortliche Person und eine Vertretung. Diese Person entscheidet im Notfall, ob Geräte vom Netz genommen werden, wer informiert wird und ob die Polizei eingeschaltet wird. Ohne diese Festlegung diskutieren im Ernstfall mehrere Leute gleichzeitig.

Notieren Sie zu jedem Kontakt Telefonnummer, Kundennummer und Vertragsnummer. Bei einem Internetausfall fragt die Hotline des Anbieters zuerst danach.

• Ihr IT-Dienstleister, mit Nummer für Notfälle außerhalb der Servicezeiten
• Internet- und Telefonanbieter, Störungsnummer
• Hersteller oder Händler der Fachsoftware, zum Beispiel DATEV oder Praxissoftware
• Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihr Datenschutzbeauftragter
• Cyberversicherung, falls vorhanden, mit Schadennummer
• Bei Cyberangriffen: Zentrale Ansprechstelle Cybercrime (ZAC) des Landeskriminalamts Berlin

Schreiben Sie für jede typische Störung drei bis fünf Schritte auf, die jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter ohne IT-Kenntnisse ausführen kann. Weitere Hinweise für die ersten Minuten finden Sie auf unserer Seite zum IT-Notdienst.

• Verdacht auf Schadsoftware: Gerät vom Netzwerk trennen (LAN-Kabel ziehen, WLAN aus), nicht ausschalten, externe Backup-Festplatten abziehen, Bildschirm fotografieren, IT-Dienstleister anrufen
• Server ausgefallen: nicht mehrfach neu starten, Fehlermeldung notieren, Stromversorgung prüfen, IT-Dienstleister anrufen
• Internet ausgefallen: Router auf Strom und Kontrollleuchten prüfen, Störungsmeldung des Anbieters prüfen, für dringende Arbeit den Hotspot eines Diensthandys nutzen
• Zugangsdaten preisgegeben: Passwort sofort ändern, IT-Dienstleister informieren, damit alle angemeldeten Sitzungen beendet werden
• Gerät verloren: sofort melden, damit das Konto gesperrt und das Gerät aus der Ferne gesperrt oder gelöscht werden kann

Listen Sie Ihre wichtigsten Systeme auf und schreiben Sie dazu, wie lange Sie ohne sie arbeiten können: eine Stunde, einen Tag, eine Woche. Daraus ergibt sich die Reihenfolge beim Wiederanlauf, zum Beispiel Internet und Netzwerk, dann Server und Anmeldung, dann E-Mail und Fachsoftware.

Halten Sie fest, wo die Datensicherungen liegen, wer sie wiederherstellen kann und wann das zuletzt getestet wurde. Eine Sicherung, deren Wiederherstellung nie geprüft wurde, ist im Notfall ein Risiko. Wie eine belastbare Sicherung aufgebaut ist, beschreiben wir unter Datensicherung & Backup.

Planen Sie außerdem einen Notbetrieb: Telefone auf Mobilgeräte umleiten, Termine und wichtige Kontakte als ausgedruckte Liste bereithalten, Papierformulare für die Aufnahme von Aufträgen.

Sind bei einem Vorfall personenbezogene Daten betroffen, muss das Unternehmen den Vorfall in der Regel innerhalb von 72 Stunden der Datenschutzaufsicht melden, in Berlin der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit. Schreiben Sie diese Frist in den Plan, damit sie im Trubel nicht untergeht. Bei der Einschätzung helfen Fachleute aus dem Datenschutz.

Auch Versicherungen verlangen meist eine unverzügliche Meldung. Unternehmen, die unter das NIS2-Umsetzungsgesetz fallen, haben zusätzlich Meldepflichten gegenüber dem BSI. Ob das auf Sie zutrifft, erklären wir im Ratgeber NIS2: Ist mein Unternehmen betroffen?