Ratgeber · Stand Oktober 2026
Microsoft 365 Backup: Was Unternehmen selbst sichern müssen
Microsoft hält Exchange Online, OneDrive und SharePoint am Laufen. Gelöschte oder verschlüsselte Daten lassen sich aber nur für einige Wochen zurückholen.
Ohne Zusatzprodukt enthält Microsoft 365 keine Datensicherung im klassischen Sinn. Papierkorb, Versionsverlauf und Aufbewahrungsfristen helfen bei kleinen Pannen, aber nur für einige Wochen und nur innerhalb derselben Umgebung. Unternehmen brauchen deshalb ein eigenes Microsoft 365 Backup für Postfächer, OneDrive, SharePoint und Teams, das getrennt von Microsoft 365 gespeichert wird.
Was Microsoft 365 von sich aus aufbewahrt
Microsoft beschreibt die Aufgabenteilung als geteilte Verantwortung: Microsoft sorgt dafür, dass die Dienste verfügbar sind und die Rechenzentren nicht ausfallen. Für die Daten darin, also wer was löscht, ändert oder verschlüsselt, ist der Kunde zuständig. Die eingebauten Schutzfunktionen haben feste Fristen. Die folgenden Werte gelten in der Standardeinstellung:
- Gelöschte E-Mails: Nach dem Leeren des Ordners „Gelöschte Elemente“ noch 14 Tage wiederherstellbar, per Einstellung bis zu 30 Tage
- OneDrive und SharePoint: Gelöschte Dateien liegen bis zu 93 Tage im Papierkorb
- OneDrive wiederherstellen: Setzt das gesamte OneDrive auf einen Zeitpunkt der letzten 30 Tage zurück
- Gelöschte Benutzerkonten: Postfach und OneDrive bleiben 30 Tage erhalten, danach sind sie weg
Wann die Bordmittel nicht reichen
Drei Situationen, die in kleinen Unternehmen regelmäßig vorkommen.
Zu spät bemerkt
Ein Ordner wird gelöscht, aufgefallen ist es erst beim Jahresabschluss.
- Papierkorb nach 93 Tagen geleert
- gelöschte Mails nach 14 bis 30 Tagen weg
- Ordnerstruktur lässt sich nicht mehr herstellen
Verschlüsselt
Schadsoftware verschlüsselt Dateien auf einem Notebook.
- OneDrive synchronisiert die verschlüsselten Dateien
- Kopien in der Cloud sind ebenfalls betroffen
- Wiederherstellung nur für die letzten 30 Tage und nur komplett
Ausgeschieden
Eine Mitarbeiterin verlässt das Unternehmen, das Konto wird gelöscht.
- Postfach und OneDrive nach 30 Tagen gelöscht
- Kundenkorrespondenz nicht mehr auffindbar
- Aufbewahrungspflichten womöglich verletzt
Aufbewahrungsrichtlinien ersetzen kein Backup
Microsoft 365 bietet Aufbewahrungsrichtlinien und, je nach Lizenz, ein Archiv für Postfächer. Damit lässt sich verhindern, dass Daten endgültig gelöscht werden. Für ein Backup fehlen aber zwei Dinge.
Erstens bleiben die Daten in derselben Umgebung. Wer ein Administratorkonto übernimmt, erreicht auch die aufbewahrten Daten. Zweitens sind die Richtlinien für Nachweise und Prüfungen gebaut. Einen Ordner mit allen Unterordnern auf den Stand von letztem Dienstag zurückzusetzen, ist damit mühsam oder gar nicht möglich.
Was ein Microsoft 365 Backup abdecken sollte
Prüfen Sie bei jeder Lösung, ob sie diese Punkte erfüllt. Fehlt einer, bleibt eine Lücke, die meist erst im Ernstfall auffällt.
- Exchange Online: alle Postfächer, freigegebene Postfächer, Kalender und Kontakte
- OneDrive aller Benutzer, auch ausgeschiedener
- SharePoint-Websites und die Dateien aus Teams-Kanälen
- Speicherort außerhalb Ihres Microsoft-365-Kontos, mit eigenen Zugangsdaten
- Schutz gegen Veränderung, damit Angreifer die Sicherungen nicht löschen können
- Aufbewahrungsdauer passend zu Ihren gesetzlichen Pflichten
- Wiederherstellung einzelner Mails oder Dateien, ohne das ganze Postfach zurückzusetzen
- Benachrichtigung, wenn eine Sicherung fehlschlägt
Welche Lösung passt zu kleinen Unternehmen?
Synology Active Backup for Microsoft 365 sichert Postfächer, OneDrive, SharePoint und Teams auf ein Synology-NAS im eigenen Büro. Für viele kleine Unternehmen ist das ein naheliegender Weg, weil ein solches Gerät oft schon im Einsatz ist. Als Synology Certified Gold Partner richten wir diese Lösung für Sie ein und überwachen sie.
Veeam Backup for Microsoft 365 eignet sich für größere Umgebungen und für Unternehmen, die bereits Server mit Veeam sichern. Die Sicherung kann auf eigene Hardware oder in einen Cloud-Speicher gehen. Auch hier sind wir Partner des Herstellers.
Microsoft 365 Backup ist Microsofts eigener, kostenpflichtiger Dienst. Er stellt Daten schnell wieder her, speichert sie aber innerhalb der Microsoft-Cloud. Als alleinige Sicherung erfüllt er deshalb nicht die Regel, eine Kopie an einem getrennten Ort zu halten.
Unabhängig von der Software gilt die 3-2-1-Regel: drei Kopien, zwei verschiedene Speicher, eine davon außer Haus. Wie wir das für Server und Arbeitsplätze umsetzen, steht auf der Seite Datensicherung & Backup.
So richten wir ein Microsoft 365 Backup ein
Vier Schritte vom ersten Gespräch bis zur überwachten Sicherung.
Bestand aufnehmen
Wir prüfen Postfächer, OneDrive-Konten, SharePoint-Websites und Teams sowie die Datenmenge.
Ziel und Fristen festlegen
Gemeinsam entscheiden wir, wo die Sicherung liegt, wie oft gesichert wird und wie lange Daten aufbewahrt werden.
Einrichten und sichern
Wir verbinden die Backup-Software mit Ihrem Microsoft-365-Konto und starten die erste Vollsicherung.
Testen und überwachen
Wir stellen testweise Mails und Dateien wieder her und lassen uns über fehlgeschlagene Sicherungen benachrichtigen.
Häufige Fragen zum Microsoft 365 Backup
Sichert Microsoft meine Daten in Microsoft 365?
Microsoft speichert Ihre Daten redundant, damit sie bei einem Hardwareausfall im Rechenzentrum nicht verloren gehen. Gegen versehentliches Löschen, abgelaufene Fristen oder Verschlüsselung durch Schadsoftware schützt das nicht. Dafür brauchen Sie eine eigene Sicherung.
Wie lange kann ich gelöschte E-Mails in Microsoft 365 wiederherstellen?
Nach dem Leeren des Ordners „Gelöschte Elemente“ standardmäßig 14 Tage. Administratoren können die Frist auf bis zu 30 Tage verlängern. Danach ist eine Wiederherstellung nur mit einem eigenen Backup möglich.
Braucht auch ein kleines Büro mit wenigen Mitarbeitenden ein Microsoft 365 Backup?
Ja, denn die Risiken hängen nicht von der Größe ab. Ein gelöschter Ordner oder ein verschlüsseltes Notebook trifft ein Büro mit fünf Personen genauso. Für kleine Umgebungen gibt es günstige Lösungen, etwa auf einem vorhandenen Synology-NAS.
Wie oft sollte Microsoft 365 gesichert werden?
Mindestens einmal täglich. Viele Lösungen sichern auch mehrmals am Tag und übertragen nur die Änderungen. Wie oft es sein sollte, hängt davon ab, wie viel Arbeit Sie im schlimmsten Fall verlieren dürfen.
Ist ein Microsoft 365 Backup DSGVO-konform?
Ein Backup ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten und muss datenschutzrechtlich abgedeckt sein. Bei einem NAS im eigenen Büro bleiben die Daten bei Ihnen. Bei Cloud-Speichern achten wir auf Rechenzentren in der EU und einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
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