Ratgeber · Stand Oktober 2026
IT-Dienstleister wechseln: So gelingt die Übergabe
Viele Unternehmen bleiben bei einem IT-Dienstleister, mit dem sie unzufrieden sind, weil sie den Wechsel scheuen. Mit guter Vorbereitung läuft er ohne Stillstand.
Wer seinen IT-Dienstleister wechseln möchte, sollte vor der Kündigung drei Dinge sichern: die vollständige Netzwerkdokumentation mit allen Kennwörtern, den Zugriff auf Domains und Lizenzen und einen Überblick über die Datensicherung. Der neue Dienstleister nimmt die IT dann auf, ändert die Kennwörter und richtet Monitoring und Fernwartung ein. Je nach Größe der Umgebung dauert diese Übernahme wenige Stunden bis mehrere Tage.
Wann sich ein Wechsel lohnt
Ein Wechsel ist Aufwand, deshalb sollte er einen Grund haben. Oft sind es keine großen Ausfälle, sondern viele kleine Dinge, die sich über Monate summieren. Wenn mehrere der folgenden Punkte zutreffen, lohnt sich ein Gespräch mit einem anderen Anbieter.
Bevor Sie wechseln, sprechen Sie die Probleme beim bisherigen Dienstleister offen an. Manchmal lässt sich die Zusammenarbeit retten. Wenn nicht, wissen Sie danach genau, was der neue Vertrag besser regeln soll.
- Rückmeldungen auf Störungen dauern Tage statt Stunden
- Ansprechpartner wechseln ständig, niemand kennt Ihre Umgebung
- Sie wissen nicht, ob die Datensicherung funktioniert
- Rechnungen sind nicht nachvollziehbar
- Kennwörter und Dokumentation liegen nur beim Dienstleister
Vor der Kündigung: Das sollten Sie einfordern
Der wichtigste Punkt ist eine vollständige Netzwerkdokumentation einschließlich aller Kennwörter. Ohne sie muss der neue Dienstleister vieles mühsam rekonstruieren, und manche Systeme lassen sich nur mit Hilfe des Herstellers wieder freischalten.
Fordern Sie die Unterlagen an, solange der Vertrag noch läuft. Prüfen Sie außerdem Laufzeit und Kündigungsfrist und ob der Vertrag eine Mitwirkung bei der Übergabe regelt. Kündigen Sie erst, wenn der Übergabetermin mit dem neuen Dienstleister steht.
- Administrator-Kennwörter für Server, Firewall, WLAN, Telefonanlage und Microsoft 365
- Netzwerkplan mit IP-Adressen, Geräten und Diensten
- Zugang zu Domains und DNS, eingetragen auf Ihr Unternehmen
- Lizenzübersicht mit Laufzeiten und Kundennummern bei den Herstellern
- Beschreibung der Datensicherung: was, wohin, wie oft, wie man wiederherstellt
Was bei Übernahmen oft fehlt
Diese drei Lücken finden wir am häufigsten, wenn wir eine IT von einem anderen Dienstleister übernehmen.
Netzwerkdokumentation
Es gibt keine aktuelle Übersicht, welche Geräte im Netz hängen, wie sie konfiguriert sind und wer welche Zugänge hat. Das Wissen steckt im Kopf des bisherigen Technikers.
Funktionierende Datensicherung
Die Sicherung läuft unvollständig, schlägt seit Wochen fehl oder wurde nie wiederhergestellt. Im Ernstfall zeigt sich dann, dass wichtige Daten fehlen.
AD-Strukturen und Berechtigungen
Im Active Directory haben Benutzer zu viele Rechte, ehemalige Mitarbeitende noch Konten und Freigaben sind ohne System gewachsen. Das ist ein Sicherheitsrisiko.
Wie wir eine IT übernehmen
Die Übernahme beginnt mit einem Termin zur Bestandsaufnahme. Je nach Größe Ihrer Server- und Netzwerkstruktur dauert er wenige Stunden bis mehrere Tage.
Bestandsaufnahme
Wir arbeiten uns in Ihr Netzwerk ein, nehmen Server, Arbeitsplätze und Dienste auf und dokumentieren alles in unserer eigenen Dokumentation.
Kennwörter ändern
Alle Kennwörter, insbesondere die Administrator-Zugänge, werden neu gesetzt. So hat nur noch berechtigtes Personal Zugriff.
Monitoring und Fernwartung
Auf Ihren Systemen installieren wir den Monitoring-Agenten und das Fernwartungsprogramm. Damit überwachen wir Ihre Systeme und helfen bei Störungen aus der Ferne.
Akute Fehler und Planung
Akute Probleme und Fehler beheben wir schon in diesem Termin. Alles Weitere planen wir als nächste Aufgaben.
Den Wechsel zeitlich planen
Ein guter Zeitpunkt ist eine ruhige Phase, nicht der Monatsabschluss in der Buchhaltung oder die Woche vor einer Frist. Planen Sie so, dass die Bestandsaufnahme vor dem Vertragsende des alten Dienstleisters stattfindet. Dann können offene Fragen noch geklärt werden.
Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden, ab wann sie Störungen an wen melden. Bei uns läuft das über Telefon oder den Helpdesk mit Ticketsystem, wie auf der Seite zum IT-Support beschrieben.
Datenschutz beim Wechsel nicht vergessen
Ein IT-Dienstleister hat in der Regel Zugriff auf personenbezogene Daten. Deshalb brauchen Sie mit dem neuen Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Beim bisherigen Dienstleister sollte geregelt sein, dass er Zugänge und Kopien Ihrer Daten nach Vertragsende löscht.
Bei Fragen zur Umsetzung helfen unsere Fachleute aus dem Datenschutz. Damit Sie bei einem späteren Wechsel nicht wieder vor denselben Lücken stehen, gehören Dokumentation und Übergaberegeln in jeden neuen Vertrag. Worauf Sie achten sollten, steht in der Checkliste IT-Servicevertrag.
Wechsel planen
Sie überlegen, Ihren IT-Dienstleister zu wechseln?
Im kostenlosen Erstgespräch erklären wir, wie die Übernahme bei Ihnen ablaufen würde. Ob Sie wechseln, entscheiden Sie danach in Ruhe.
Häufige Fragen zum Wechsel des IT-Dienstleisters
Wie lange dauert der Wechsel des IT-Dienstleisters?
Die eigentliche Übernahme mit Bestandsaufnahme dauert je nach Größe der Server- und Netzwerkstruktur wenige Stunden bis mehrere Tage. Dazu kommt die Kündigungsfrist beim bisherigen Dienstleister. Planen Sie deshalb einige Wochen Vorlauf ein.
Was muss mir der alte IT-Dienstleister herausgeben?
Mindestens die vollständige Netzwerkdokumentation mit allen Kennwörtern. Dazu gehören auch Zugänge zu Domains, Microsoft 365 und Herstellerportalen sowie eine Übersicht der Datensicherung. Fordern Sie die Unterlagen an, solange der Vertrag noch läuft.
Was tun, wenn der alte Dienstleister keine Kennwörter herausgibt?
Prüfen Sie zuerst, was Ihr Vertrag zur Übergabe regelt, und fordern Sie die Daten schriftlich mit Frist an. Klappt es nicht, lassen sich die meisten Zugänge vor Ort zurücksetzen, das kostet aber Zeit. Bei rechtlichen Fragen hilft eine Anwältin oder ein Anwalt.
Läuft der Betrieb während der Übernahme weiter?
In der Regel ja. Die Bestandsaufnahme unterbricht die Arbeit Ihres Teams kaum. Arbeiten, die Benutzer direkt betreffen, etwa geänderte Kennwörter, sollten vorher angekündigt und zeitlich abgestimmt werden.
Warum werden bei der Übernahme alle Kennwörter geändert?
Nach einem Wechsel sollen nur noch Ihr Unternehmen und der neue Dienstleister Zugriff haben. Deshalb setzen wir zu Beginn alle Kennwörter, vor allem die Administrator-Zugänge, neu.
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