Was kostet IT-Betreuung? Kosten und Abrechnung

Ein Büro mit zehn Arbeitsplätzen und reinen Cloud-Diensten macht weniger Arbeit als eine Kanzlei gleicher Größe mit eigenem Server, Fachsoftware und Telefonanlage. Preislisten im Internet vergleichen deshalb oft Äpfel mit Birnen.

Wir nennen auf dieser Seite bewusst keine Zahlen. Das Angebot richtet sich nach Ihrer Unternehmensgröße und Ihrem Bedarf. Was Sie aber vorab einschätzen können, sind die Faktoren, die den Preis bestimmen.

Vertrag mit Stundenkontingent: Sie vereinbaren eine feste Zahl an Stunden für Wartung und Support. Daraus wird die tatsächlich geleistete Zeit gebucht. Häufig sind weitere Leistungen fest eingeschlossen, etwa Monitoring, Ticketsystem und eine zugesagte Reaktionszeit. Die Kosten sind gut planbar, und Sie sehen, wofür die Zeit verwendet wurde.

Pauschale pro Arbeitsplatz oder Gerät: Sie zahlen einen festen Betrag pro Monat, oft als Teil von Managed Services. Das ist einfach zu kalkulieren. Prüfen Sie aber genau, was die Pauschale abdeckt. Projekte, Vor-Ort-Einsätze und neue Geräte sind häufig ausgenommen.

Abrechnung nach Aufwand: Sie zahlen nur, wenn Sie den Dienstleister rufen. Das wirkt günstig, solange nichts passiert. Es gibt aber meist keine zugesagte Reaktionszeit, und niemand kümmert sich vorbeugend um Updates und Backups. Für ein Unternehmen, das täglich auf seine IT angewiesen ist, ist das selten die richtige Wahl.

Unsere Kunden betreuen wir überwiegend über einen IT-Dienstleistungsvertrag. Er enthält ein Stundenkontingent für die Wartung Ihrer Systeme und den Support Ihrer Mitarbeitenden. Wie groß das Kontingent ist, legen wir nach Unternehmensgröße und Bedarf fest.

Was der Vertrag neben den Stunden abdeckt und wie die Abrechnung im Detail läuft, steht in dieser Übersicht. Mehr zum Vertrag selbst lesen Sie beim IT-Wartungsvertrag.

• Reaktionszeit von höchstens drei Stunden in den Servicezeiten Mo–Fr 8–18 Uhr
• Monitoring Ihrer Systeme, Ticketsystem und Kontrolle der Datensicherung
• Abrechnung im 15-Minuten-Takt
• Nicht genutzte Stunden aus dem Kontingent verfallen
• Vor-Ort-Einsätze in Berlin: Anfahrt als Pauschale pro Anfahrt
• Notfallhilfe außerhalb der Servicezeiten für Betreuungskunden, dafür können Zuschläge anfallen

Der Monatsbetrag im Angebot ist nur ein Teil der IT-Kosten. Fragen Sie bei jedem Angebot nach, wie die folgenden Punkte geregelt sind. So vermeiden Sie Überraschungen auf der ersten Rechnung.

• Anfahrt und Fahrzeit bei Vor-Ort-Einsätzen
• Einsätze abends, am Wochenende und an Feiertagen
• Projekte wie Server-Tausch, Umzug oder neue Arbeitsplätze
• Hardware und Softwarelizenzen, etwa für Microsoft 365 oder Backup-Software
• Abrechnungstakt: je angefangene 15 Minuten oder größere Einheiten
• Klauseln zur jährlichen Preisanpassung

Wer ohne laufende Betreuung arbeitet, spart den Monatsbetrag, zahlt aber an anderer Stelle. Ein Server, der ohne Vorwarnung ausfällt, legt das ganze Büro still. Ein Notfalleinsatz kostet mehr als geplante Wartung, und eine Datensicherung, die nie geprüft wurde, fällt oft erst im Ernstfall auf.

Wie Sie die laufenden Ausgaben trotzdem im Griff behalten, zeigen wir im Ratgeber IT-Kosten senken. Was zur regelmäßigen Pflege gehört, lesen Sie bei der EDV-Wartung.

Legen Sie Angebote nicht nur nach dem Monatspreis nebeneinander. Vergleichen Sie, welche Systeme genannt sind, welche Reaktionszeit zugesagt ist und was zusätzlich berechnet wird. Ein günstiges Angebot mit wenigen Inklusivleistungen wird im Alltag schnell teurer.

Eine ausführliche Liste mit zwölf Prüffragen finden Sie in unserer Checkliste IT-Servicevertrag. Sie hilft auch dabei, einen laufenden Vertrag zu überprüfen.